Lead-Erfassung

Was ein Lead ist

Ein Lead ist ein Kontaktdatensatz, den Alpheris aus einem Chat anlegt, wenn ein Besucher Kontaktdaten hinterlässt — etwa für ein Angebot, eine Beratung oder einen Rückruf. Jeder Lead landet in einem eigenen Datensatz und ist zusätzlich mit der Konversation verknüpft, aus der er stammt.

Ein Lead speichert immer dieselben Felder:

Zusätzlich speichert Alpheris Metadaten zur Konversation: u. a. eine Lead-Wahrscheinlichkeit (Score) mit Einstufung, eine Kurz-Zusammenfassung des Anliegens, die Seite, auf der der Lead entstanden ist, sowie — falls abgefragt — die Firma. Mehr dazu unten unter „Lead-Score".

Wann ein Lead erfasst wird

Alpheris legt einen Lead nicht automatisch bei jeder beiläufigen Frage an. Ein Datensatz entsteht nur bei einem klaren, bestätigten Kontaktwunsch — typischerweise über ein abgesendetes Kontaktformular im Chat. Das vermeidet Karteileichen aus reinen Support- oder Preisfragen.

Der Auslöser: das Lead-Formular im Chat

Erkennt die KI ein echtes Kaufs- oder Beratungsinteresse (z. B. „Könnt ihr mir ein Angebot schicken?", „Ich hätte gern eine Beratung"), bietet sie an, die Kontaktdaten aufzunehmen, und blendet ein kompaktes Kontaktformular direkt im Chat-Fenster ein. Der Besucher trägt seine Daten ein und sendet ab — erst dann wird der Lead gespeichert.

Manuell oder per API angelegte Leads

Leads müssen nicht aus dem Chat stammen. Dein Team kann in der Inbox einen Lead von Hand anlegen, und über die API lassen sich Leads programmatisch erzeugen (siehe „Leads per API"). Manuell angelegte Leads tragen die Quelle lead_form_manual.

Lead-Score

Zu jedem Lead berechnet Alpheris eine Lead-Wahrscheinlichkeit und einen daraus abgeleiteten Score von 0–100. Die Bewertung ist heuristisch und stützt sich auf Signale aus dem Gesprächsverlauf:

• Angebots- bzw. Verkaufsinteresse: explizite Angebots-/Beratungs-Anfragen erhöhen den Score deutlich.
• Budget oder Zeitplan: Hinweise auf Budget, Einführungstermin oder Go-Live erhöhen den Score.
• Vollständigkeit der Kontaktdaten: E-Mail, Telefon und Firma zählen jeweils mit.
• Dämpfer: reine Support-Anliegen und Beschwerde-Signale (z. B. Reklamation, Retoure) senken den Score.

Aus dem Score leitet Alpheris eine Einstufung ab: hoch (≥ 75), mittel (≥ 45) und niedrig. Ein über das Chat-Formular abgesendeter Lead gilt als bestätigter Kontakt und wird mit dem maximalen Score (100, Einstufung „hoch") geführt.

Leads im Dashboard

Alle Leads laufen in der Inbox zusammen. Dort findest du eine eigene Leads-Ansicht, neueste zuerst, mit Name, E-Mail, Telefon, Quelle, Status, Score und der zugehörigen Konversation.

Pro Lead kannst du:

• Öffnen / nachverfolgen: über die Verknüpfung zur Konversation siehst du den vollständigen Chatverlauf.
• Schließen: als erledigt markieren (Status closed).
• Wieder öffnen: einen geschlossenen Lead reaktivieren.
• Löschen: den Datensatz entfernen.

Die Inbox erreichst du über das Dashboard.

E-Mail-Benachrichtigung bei neuem Lead

Optional schickt Alpheris dir bei jedem neuen Lead eine interne Benachrichtigungs-Mail („Neuer Lead eingegangen") mit den wichtigsten Daten — Name, E-Mail, Telefon, Quelle, Seite und Konversations-Referenz. Diese Erinnerung muss in den Geschäfts-/Benachrichtigungseinstellungen aktiviert sein und benötigt eine gültige Empfänger-Adresse.

Leads exportieren

Alpheris hält Leads nicht in einem Silo fest — du kommst per API an sie heran und kannst sie in dein CRM überführen.

Programmatisch per API

Über die API rufst du Leads ab oder legst sie an. Diese Endpunkte stehen den Plänen Business und Enterprise zur Verfügung (andere Pläne erhalten 402 plan required).

Die Authentifizierung erfolgt mit deinem API-Key als Bearer-Token (oder Header X-API-Key). Keys verwaltest du im Dashboard:

curl https://console.alpheris.com/api/inbox/leads?limit=50 \
  -H "Authorization: Bearer DEIN_API_KEY"

Die Antwort enthält die Liste der Leads samt Score und Einstufung:

{
  "ok": true,
  "leads": [
    {
      "id": 1042,
      "source": "lead_form",
      "name": "Max Mustermann",
      "email": "[email protected]",
      "phone": "+49 170 1234567",
      "message": "Bitte um ein Angebot für 50 Lizenzen.",
      "status": "new",
      "conversation_id": "conv_abc123",
      "lead_score": 100,
      "lead_probability": 1.0,
      "created_at": "2026-06-18T09:41:00Z"
    }
  ]
}

Einen Lead von außen anlegst du per POST. Mindestens eines von Name, E-Mail oder Telefon ist erforderlich; eine angegebene E-Mail wird auf gültiges Format geprüft:

curl -X POST https://console.alpheris.com/api/inbox/leads \
  -H "Authorization: Bearer DEIN_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "name": "Erika Beispiel",
    "email": "[email protected]",
    "phone": "+49 170 7654321",
    "message": "Rückruf erwünscht"
  }'

Zendesk-Übergabe

Hast du Zendesk verbunden, lässt sich ein Lead per Klick bzw. API an dein Zendesk pushen. Die Zendesk-Integration ist den Plänen Business und Enterprise vorbehalten.

Formular-Webhook — an deine eigene API

Jedes Anfrageformular (Aktion Formular oder Ticket) kann seine Daten zusätzlich an eine eigene URL schicken — z. B. an dein CRM, an Zapier/Make oder einen eigenen Endpunkt. Aktiviert wird das im Menü-Builder: Menüpunkt → Aktion „Formular" → Erweitert → „Formulardaten an diese API senden", dann URL und (optional) ein Secret eintragen.

Bei jedem neuen Lead sendet Alpheris serverseitig einen POST an deine URL. Der Lead wird immer zuerst gespeichert — der Webhook ist rein additiv; ein Ausfall deiner API verliert nie einen Lead.

Payload

{
  "event": "lead.created",
  "lead_id": 12345,
  "shop_id": 42,
  "source": "lead_form",
  "name": "Erika Beispiel",
  "email": "[email protected]",
  "phone": "+49 170 7654321",
  "company": "",
  "message": "Rückruf erwünscht",
  "fields": { "wunschtermin": "Montag Vormittag" },
  "conversation_id": "email_thread_ab12…",
  "timestamp": 1760000000
}

fields enthält deine eigenen Formularfelder; die Standardfelder Name / E-Mail / Telefon / Nachricht stehen zusätzlich direkt im Payload.

Signatur prüfen

Hinterlegst du ein Secret, signiert Alpheris jeden Aufruf mit HMAC-SHA256. Prüfe die Signatur immer über den rohen Request-Body (nicht über neu serialisiertes JSON):

import hmac, hashlib

def verify(raw_body: bytes, secret: str, ts: str, sig_header: str) -> bool:
    # ts        = Header X-Alpheris-Timestamp
    # sig_header = Header X-Alpheris-Signature  ("sha256=<hex>")
    expected = "sha256=" + hmac.new(
        secret.encode(), ts.encode() + b"." + raw_body, hashlib.sha256
    ).hexdigest()
    return hmac.compare_digest(expected, sig_header)

Gesendet werden die Header X-Alpheris-Signature: sha256=<hex> und X-Alpheris-Timestamp: <unix>. Weise den Aufruf ab, wenn die Signatur nicht passt oder der Timestamp zu alt ist.

Was es (noch) nicht gibt

Damit du nicht auf falsche Erwartungen baust:

• Kein direkter CSV-Download für Leads im Dashboard — der Export läuft über die API.
• Kein nativer Zapier-Connector — nutze stattdessen den Formular-Webhook (oben), die API oder die Zendesk-Übergabe. Eingehende Plattform-Webhooks (Stripe, Shopify) findest du unter Webhooks.
• Keine frei definierbaren Zusatzfelder im Lead-Datensatz über die oben genannten hinaus.