Was du damit bekommst
Jede Mail an deine Support-Adresse erscheint in der Alpheris-Inbox — neben Chat, WhatsApp und Instagram. Die KI schreibt einen Antwortentwurf aus deiner Wissensbasis. Du liest, änderst wenn nötig, und schickst ab.
E-Mail ist der einzige Kanal mit echten Betreffzeilen. Sie tragen die Gesprächsliste, deshalb siehst du hier auf einen Blick, worum es geht.
Was du vorher brauchst
- Die Zugangsdaten deines Postfachs. Bei Microsoft 365 meldest du dich beim Anbieter selbst an — wir speichern kein Passwort. Für Gmail und Google Workspace brauchst du ein App-Passwort.
- Bei anderen Anbietern: die IMAP- und SMTP-Daten deines Hosters.
Kein Zeitfenster
Anders als bei WhatsApp gibt es keine Frist, innerhalb derer du antworten musst. Eine Mail von vor drei Wochen kannst du heute beantworten. Was hier zählt, ist etwas anderes: wie viel gerade wartet und wie viel davon die KI schon vorbereitet hat.
Mehrere Postfächer
Du kannst mehrere Adressen verbinden — Support, Verkauf, Retouren — und jede eigene Regeln geben. Der Verkauf antwortet anders als der Support, und nicht jeder Mitarbeiter soll jedes Postfach sehen.
Entwurf oder direkt senden
Bei E-Mail ist der Entwurf die vorsichtige Vorgabe, und dafür gibt es einen Grund: Geschriebenes wiegt schwerer als eine Chatzeile, und eine Mail lässt sich nicht zurückholen. Wenn du nach einigen Wochen siehst, dass die Entwürfe ohnehin unverändert rausgehen, kannst du je Postfach auf direktes Senden umstellen.
Signatur und Zitat
Die Signatur steht unter jeder Antwort, egal ob sie von der KI oder einem Menschen kommt. Und die ursprüngliche Mail wird unter der Antwort zitiert, wie in jedem Mailprogramm — dein Kunde sieht den Zusammenhang, auch wenn er drei Wochen später liest.
Gestaltung
Unter Mail → Gestaltung legt ihr fest, wie eure E-Mails aussehen: Schrift, Farben, Logo (Position und Größe), ein Kopfbild, Kopf- und Fußzeile. Daneben läuft eine Live-Vorschau mit; ihr müsst nichts abschicken, um es zu sehen.
Das Design gilt für beide Bereiche — was ihr aus der Inbox schreibt und was der KI-Agent schreibt. Getrennt bleibt nur die Signatur: die Antwort eines Menschen soll nicht mit derselben Zeile enden wie die der KI.
Link-Vorschau
Ist sie eingeschaltet, baut Alpheris aus dem ersten fremden Link einer Antwort eine Karte mit Bild, Titel und Domain — so, wie es Apple Mail tut.
Aus freigegebenen Antworten lernen
Alpheris lernt nur aus Antworten, die ein Mensch abgeschickt hat — nie aus eigenen Entwürfen. So verstärkt sich kein Fehler selbst. Die Inhalte werden pseudonymisiert verarbeitet, und du kannst das Lernen jederzeit abschalten.
Wann ein Mensch übernimmt
- Wenn die KI nicht weiterweiß. Dann schickt sie gar nichts, statt etwas Halbes.
- Bei Beschwerden und Rechtlichem. Widerruf, Gewährleistung, Anwaltspost.
Wenn etwas nicht ankommt
- Der Abruf hängt. Microsoft drosselt bei zu häufigen Zugriffen je Postfach, oft ohne klare Fehlermeldung. Alpheris ruft deshalb im Abstand ab und wartet bei Drosselung.
- Antworten landen im Spam des Kunden. Prüfe SPF, DKIM und DMARC deiner Domain. Das ist eine Einstellung bei deinem Anbieter, nicht bei uns.